За десять лет работы на оконном рынке ярославская компания Olvia попробовала разные подходы к ведению учета. Команда пользовалась таблицами, локальными программами, но в итоге решила внедрить CRM-систему. Первый опыт оказался не самым успешным, но компания не сдалась и начала искать новый продукт.

В этом кейсе руководитель отдела продаж компании Olvia Ольга Лаврова рассказывает, как с помощью KZM компания наладила учет клиентов и финансов.

Когда-то у нас работала локальная программа СТЕК. В ней всех клиентов приходилось заносить вручную. Интегрировать туда WhatsApp и телефонию было невозможно. Иногда менеджеры могли забыть про звонок или сообщение, и мы теряли заявку.

Позже мы установили систему Ramex, но работать в ней неудобно — если ты вводишь данные договора, то исправить их уже нельзя. Нас не устраивало еще и то, что мы почти не получали обратной связи — на решение проблемы через техподдержку уходило много времени.

Около года назад мы посмотрели конференцию amoCRM и решили обратиться к интеграторам. Мы поставили перед командой KZM такие задачи:

Специалисты настроили и внедрили комплексное решение для нашего бизнеса. После автоматизации мы:

Теперь CRM-система сохраняет все обращения клиентов. Из amo контакт не пропадет, если ты ее не закроешь ее как реализованную.

Первый раз мы настроили телефонию очень давно, но это была настоящая беда. Первое, что мы делали после прихода на работу — самостоятельно настраивали виртуальную АТС.

Когда мы внедрили аmoCRM, то смогли наконец избавиться от лишних коробок и проводов. Теперь мы можем позвонить клиенту с рабочего телефона через приложение.

Нам важно видеть статистику причин отказа. Чтобы их выявить, нужно анализировать разговоры с клиентами. Поэтому мы поставили команде KZM задачу — настроить запись звонков. Теперь мы можем в любой момент послушать их и установить, почему клиент затягивает принятие решения или вообще отказывается от услуг. В некоторых случаях это помогает нам понять, что достаточно предложить скидку или другой бонус, чтобы вернуть клиента.

До внедрения amoCRM переписки с клиентами могли потеряться. Например, один из менеджеров уходил в отпуск и его заказы подхватывал другой сотрудник. Ему приходилось собирать информацию по одному клиенту в разных источниках, в том числе и в WhatsApp. Требовалось время, чтобы найти переписку и вникнуть в детали заказа.

После внедрения amoCRM мы избавились от бардака. Теперь менеджер может найти всю историю взаимодействия с клиентом в одном окне программы, включая общение в WhatsApp.

Теперь мы можем зайти в сделку и посмотреть учет по одному договору: все доходы и расходы. Таким образом высчитывается прибыль. Из amoCRM в ПланФакт переносится сумма договора с номером и ФИО клиента, и наоборот — из Планфакта в amo. Менеджеры видят в CRM оплаты клиента и оплаты поставщикам.

Техподдержка KZM помогла нам настроить чат-бот в WhatsApp. Клиент звонит нам, а через 15 минут после разговора получает сообщение с приветствием и ссылкой на презентацию наших услуг. Так новые заказчики могут узнать про все наши услуги.

Все фотографии с объектов монтажники и замерщики заносят в CRM. Нам больше не нужно освобождать место для хранения кучи файлов, поскольку все хранится в облачном хранилище. Нужные фотографии можно посмотреть в любой момент.

На всех этапах нам помогали и продолжают помогать сотрудники KZM. Вовлеченность разработчиков CRM-системы — это один из самых важных критериев. У нас есть общий чат, в котором можно написать о проблеме и ее тут же примут в работу.