8 (499) 398-25-27
Демо
Инструкция
Кейсы ⚡
Тарифы
Демо
8 (499) 398-25-27
Автоматизация бизнес-процессов нотариальной конторы из Казани

Мы любим и умеем работать с компаниями из строительно-ремонтной сферы. Но у нас есть и другие кейсы! Решили поделиться опытом автоматизации нотариальной конторы.

В новом кейсе рассказываем, с какими рутинными задачами приходится сталкиваться нотариусам, и как можно избавиться от них с помощью amoCRM.

Карточка клиента
Компания: нотариус Салахова Э.М.
Город: Казань
Вид деятельности: нотариальные услуги
Менеджеры: 10
Как контора вела учет клиентов до внедрения amoCRM
Нотариальная контора работала в amoCRM до знакомства с командой KZM, но использовала ее как блокнот — сотрудники создавали сделки и забрасывали их. Из-за того, что система не была адаптирована под процессы компании, они тонули в просроченных задачах — в месяц их набиралось до 500, а в какой-то момент общее количество достигло 5000. Кроме того, сотрудники неправильно записывали контакты клиентов, появлялись дубли.
Большинство заявок нотариусы принимают по телефону, но некоторые номера они могли не успеть занести в систему. Из-за отсутствия систематического учета сотрудники не всегда могли определить, кто именно им звонит — новый клиент или старый. Проблемы возникали и с электронной почтой — сотрудники просто не успевали проверять все письма.
Как мы выстроили бизнес-процессы в amoCRM
Команда KZM вместе с руководителем нотариальной компании ликвидировала ворох сделок и контактов. Некоторые данные были перенесены в подраздел «Архив» — при необходимости сотрудники могут найти нужную информацию о клиентах.
После этого интеграторы создали новую digital-воронку — в ней ведутся сделки по разным направлениям нотариального бизнеса.
Вот, как теперь устроен учет клиентов в нотариальной конторе:
1
Сначала создается новая сделка — в окне «ответственный» назначается сотрудник.
2
Программа автоматически переходит на новый этап — профилирование. Здесь сотрудник указывает, за какой услугой обратился клиент.
3
Следующий этап — назначение встречи.
4
Потом сотрудник переходит на этап Ожидание встречи — здесь клиенту автоматически отправляется уведомление с датой и временем визита в нотариальную контору.  Эта информация сохраняется в календаре, который интегрирован в amoCRM. Сотрудникам больше не нужно использовать сторонние программы — они отслеживают все назначенные визиты в одном окне.
5
После встречи в офисе менеджер закрывает сделку как успешно реализованную. Карточка клиента сохраняется в amoCRM — при повторном обращении менеджер может снова найти ее.
Основные результаты автоматизации:
Настроили автоматизированную воронку, в которой задачи выставляются автоматически
Структурировали учет данных о клиенте — теперь вся информация сохраняется в одном окне amoCRM
Отзыв руководителя нотариальной конторы Салахова Э.М.:
«У нас была одна главная задача — более грамотно вести клиентский оборот. Команда KZM помогла нам упорядочить рабочие процессы и адаптировала сотрудников к работе в новой системе. После внедрения CRM у нас также появилась возможность контролировать работу сотрудников — в карточках можно отследить переписку с клиентами и прослушать звонки. Если возникают трудности, то мы можем обратиться за помощью в техподдержку — для этого создан выделенный чат в Telegram.»
Читать другие статьи KZM